FUNGSI OPERASI
Mengapa kita perlu mempelajari
sistem produksi?
Alasan
pertama perlunya mempelajari sistem produksi dan bagaimana memanajemeninya
secara efektif adalah karena semua perusahaan-perusahaan swasta atau pemerintah, manufaktur maupun jasa selalu
melibatkan suatu sistem produksi. Bukti-bukti menunjukkan bahwa Amerika Serikat
telah ketinggalan dibandingkan dengan beberapa negara industri lainnya seperti
Jepang dan Jerman Barat dalam kemampuannya menghasilkan produk-produk
berkualitas tinggi dengan biaya yang layak.
Sistem produksi yang berperan
penting
Belum
lama berselang, satu-satunya sistem produksi yang dianggap penting hanyalah
sistem manufaktur. Tampaknya terdapat permintaan barang-barang berwujud yang
tak kunjung terpuaskan, dan dalam rangka memproduksi barang-barang inilah kita
mempelajari dasar-dasar pengorganisasian sumberdaya untuk menghasilkan sesuatu
secara efektif. Pada permulaan Revolusi Industri, perhatian kita terpusat pada
barang-barang fisik.
Sistem jasa menjadi penting
Naiknya
produktivitas perekonomian, ternyata diikuti dengan pemindahan alokasi
pengeluaran perorangan.
Produk versus Jasa
Produk
merupakan barang berwujud yang dapat kita beli dan kita bawa dari tempat
penjualnya. Sedangkan jasa bersifat tak berwujud, mudah musnah dan dikonsumsi
bersamaan dengan saat proses diproduksinya. Produk dapat dihasilkan untuk
persediaan dan dikeluarkan dari simpanan, sementara jasa hanya dapat diperoleh
dengan menyiagakan sistem produksi penghasilnya untuk menghasilkan jasa
termaksud pada saat diperlukan. Pada jasa orang yang dilayani acapkali
berperan-serta dalam proses produksi, bahkan kadang-kadang merupakan sebagaian
tenaga kerja, seperti dalam sistem-sistem swalayan. Dalam sistem produk,
sedikit sekali bila ada kontak langsung antara produsen dan pemakai produk
tersebut, ini diserahkan kepada kegiatan distribusi dan pengeceran kepada siapa
pelanggan membeli produk yang bersangkutan. Di pihak lain, pada sistem jasa
terjadi banyak kontak antara produsen dengan konsumen atau klien.
Perbedaan penting lainnya antara produk dengan jasa
adalah dalam variabilitas permintaan, pasar dan lokasi dari sistem produksinya.
Pasar untuk produk yang dapat dilayani oleh suatu sistem produksi dapat
bersifat regional, nasional atau bahkan internasional. Sebaliknya, karena jasa
tidak dapat dikirimkan ke tempat-tempat yang jauh, unit produksinya umumnya hanya
melayani pasar lokal. Meskipun pasar totalnya dapat bersifat nasional atau
internasional, pasar yang dapat dilayani oleh suatu unit produksi jasa umumnya
kecil, sehingga unit-unitnya pun kecil dan keuntungan karena skala ekonomis
tidak dapat diperoleh.
Jasa sebagai bagian dari produk
Bila
kita amati sifat sistem penyampaian (delivery sistem) produk-produk fisik, maka
tidak tampak garis pemisah yang jelas antara produk dengan jasa.
Produk sebagai bagian dari jasa
Sebuah
operasi restoran siap santap menyajikan produk fisiknya bersama dengan jasa
pelayanan. Suatu sistem manufaktur boleh jadi memproduksi barang dengan sangat
sedikit jasa sertaan. Sementara itu beberapa organisasi jasa seperti konsultan
pajak, hampir sama sekali tidak memberikan produk sertaan sebagai bagian dari
jasa yang diberikannya. Tetapi untuk sebagian besar sistem produksi yang
ditawarkan adalah serangkaian produk dan jasa secara bersama-sama.
Sistem produksi – sebuah definisi
Sistem
produksi adalah wahana yang dipakai dalam mengubah masukan-masukan (input)
sumberdaya untuk mencipakan barang dan jasa yang bermanfaat. Proses produksi
ialah proses transformasi atau konversi. Inti dari manajemen produksi/operasi
yang efektif ialah memelihara antar hubungan dari semua variabel dan sedapat
mungkin memandang keseluruhan proses sebagai suatu sistem terpadu. Bila
semuanya berjalan dengan semestinya, akan dihasilkan keluaran (output) berupa
produk dan jasa yang memenuhi standar kuantitas, kualitas dan biaya yang dapat
diperoleh pada saat diperlukan.
Manajemen sistem produksi
Manajemen
sistem produksi mencangkup beberapa hal, yaitu desain awal, rencana perluasan,
mengoperasikan sistem yang telah diperluas, dan penilaian kembali
sasaran-sasaran jangka panjang.
Masalah-masalah manajemen produksi/operasi
Keputusan-keputusan
perencanaan strategis yang pokok adalah sebagai berikut:
1.
Pemilihan
desain dari rangkaian produk dan jasa yang ditawarkan
2.
Keputusan
perencanaan kapasitas yang juga menentukan lokasi gudang dan cabang serta
rencan pertumbuhan.
3.
Sistem
pembekalan, penyimpanan dan logistik.
Komponen-komponen desain
mencangkup diagram arus pekerja dan rancangan arsitekturnya, rangcangan
penempatan tenaga kerja yang menegaskan bagaimana tiap operasi dijalankan
berikut standar waktu kerjanya, rancangan tata arus material, tata letak dan
rancangan tata arus konsumen, desain gudang sentral meliputi tata letak
penyimpanan dan sistem pembekalan logistik, tata letak operasi produksi,
spesifikasi peralatan, skedul pembelian peralatan dan bangunan cabang analisis
keuangan yang lengkap. Keputusan-keputusan pokok yang menentukan desain sistem
produktif adalah:
1.
Desain
dari untaian produk dan jasa yang dimantapkan melalui proses iteratif
(berulang).
2.
Seleksi
peralatan dan proses di antara teknologi-teknologi yang ada.
3.
Desain
pekerjaan dan desain regu kerja, termasuk di dalamnya rancangan jadwal regu
yang dimaksudkan untuk menanggapi variasi permintaan harian.
4.
Tata
letak fisik yang terperinci yang sesuai dengan tata arus pekerjaan, peralatan
dan karyawan, serta tata arus konsumen.
Kriteria prestasi dan
sasaran-sasaran
Kriteria
utama yang digunakan oleh konsumen barang dan jasa dalam menilai prestasi suatu
sistem produksi sudah jelas dimengerti. Bila dilakukan survei konsumen, mereka
umumnya menyatakan tingkat kepuasan mereka dalam tiga dimensi, yaitu: biaya
atau harga, ketersediaan (waktu penyerahan atau waktu tunggu) dan kualitas.
Ketiga dimensi kepuasan konsumen kemudian menjadi dasar yang dominan untuk
menetapkan kriteria prestasi suatu sistem produksi. Walaupun penilaian konsumen
dapat bersifat subyektif, kita harus menerjemahkan ke dalam ukuran-ukuran
prestasi yang seobyektif mungkin. Kriteria yang sesungguhnya digunakan
sebenarnya merupakan terjemahan dari penilaian konsumen. Kalau konsumen
berfikir tentang harga yang harus ditanggungnya, kita harus menerjemahkan ke
dalam biaya tenaga kerja, biaya bahan dan modal serta keseimbangan yang wajar
antara komponen-komponen biaya ini. Kita harus berfikir dengan kerangka yang
lebih luas dari interaksi biaya-biaya dan trade-off-nya.
Produkrivitas dalam jangka
panjang
Tidak
kita ketahui, siapa yang pertama kali menciptakan sistem produksi. Tetapi kita
tahu bahwa monumen-monumen besar masa lampau, selain membutuhkan pengetahuan
teknis, juga membutuhkan sistem menajerial untuk mengorganisasikan
sumberdaya-sumberdaya, membuat rencana-rencana raksasa dan menjalankan rencana
itu dengan hasil yang memuaskan. Manajemen produksi/operasi baru mulai
berkembang dengan meletusnya revolusi industri, karena pada saat itulah sistem pabrik
berkembang dan pola kerajinan tangan mulai bergeser. Serangkaian perubahan
dalam teknik-teknik industri dan perkembangan kondisi ekonomi memungkinkan
berkembangnya unit-unit produksi menjadi makin lama makin besar.
Revolusi industri
Pada
tahun 1764, James Watt menyempurnakan mesin uap sehingga mesin ini kemudian
merupakan penghasil tenaga yang praktis dipakai di bidang industri. Akibatnya
tenaga otot manusia mulai tergeser dan digantikan oleh tenaga mesin ini.
Pergantian tenaga kerja manusia dengan tenaga mesin, ditambah dengan penerapan
pembagian kerja, merupakan sumber peningkatan produktivitas sampai dengan tahun
1920.
Jaman manajemen ilmiah
Menjelang
pergantian abad ini, Frederick W. Taylor mulai memperkenalkan suatu falsafah
manajemen yang disebutkanya “manajemen ilmiah”. Praktek yang berjalan pada saat
itu memberi kemungkanan masing-masing pekerja untuk menentukan cara-cara
produksi masing-masing yang didasarkan pada keterampilan dan pengalaman masa
lalu. Waktu yang dibutuhkan dan biaya produksi diperkirakan berdasarkan
motode-metode tradisional. Pada dasarnya, falsafah baru yang dikemukakan oleh
Taylor menyatakan bahwa metode ilmiah dapat dan harus diterapkan untuk semua
persoalan manajerial. Ia menekankan bahwa manajemenlah yang harus menentukan
metodekerja melalui penelitian ilmiah.
Ilmu
yang ditengahkan oleh Taylor sangat lambat perkembangannya. Teknik-teknik
seperti telaah waktu,papan pengendalian produksi dan rancangan insentif untuk
upah sering disalah artikan sebagai keseluruhan manajemen ilmiah. Padahal
falsafah yang diajukan oleh Taylor jauh lebih luas daripada sekedar
teknik-teknik itu. Walaupun Taylor kecewa dengan perkembangan ilmunya yang
lambat, tetapi falsafahnya telah merangsang munculnya dasar-dasar manajemen
modern. Dasar-dasar ini adalah pengembangan san penerapan konsep-konsep
matematis dan probabilistik. Di tahun 1915, F.W.Harris untuk pertamakalinya
mengembangkan model ukuran lot ekonomik untuk situasi yang sederhana. Di tahun
1931, Watler Shewart mengembangkan dan memperkenalkan konsep pengendalian
kualitas statistik untuk industri. Akhirnya pada tahun 1934, L.H.C.Tippet
mengembangkan prosedur sampling (percontoh) untuk menentukan standar
keterlambatan kerja dan standar waktu kerja yang kemudian lebih dikenal sebagai
work sampling.
Jaman modern
Konsep,
teori dan teknik manajemen operasi berkembang sangat cepat sejak berakhirnya
perang dunia II. Selama beberapa waktu kemudian tekanan bergeser pada
teknik-teknik analitis dan perhitungan yang canggih dan baru itu. Dan untuk sementara
waktu itu pula pandangan sistem yang luas terlupakan. Riset dan penerapan
menjadi terpusat pada hal-hal seperti model pemulasi dan model-model antrian.
Dalam jaman modern, bidang manajemen produksi/operasi semula tertuju kepada
penerapan metodologi kuantitatif pada sistem-sistem produktif. Dengan makin
berpadunya teknik-teknik ini dalam bidang tersebut, kembali bidang manajemen
produksi/operasi layak menyandang nama “manajemen”. Jaman modern ditandai
dengan dipercepatnya substitusi tenaga manusia oleh tenaga mesin dan pemakaian
mesin-mesin untuk komputerisasi dan pengendalian. Konsep spesialisasi telah
diperluas dan diterapkan di semua tingkat, meliputi pekerjaan, spesialisasi
dalam organisasi dan spesialisasi dalam industri. Elemen yang khas dalam jaman
modern ini ialah penerapan ilmu-ilmu manajemen dalam kerangka dasar konsep
sistem. Tingkat perkembangan produktivitas tahunan rata-rata dalam jaman modern
adalah sekitar 5%, walaupun angkan ini ternyata tidak dapat dipertahankan
selama resesi antara tahun 1973-1975 dan dalam periode selanjutnya.
Krisis produktivitas
Alasan
terjadinya penurunan, baik dalam produktivitas AS maupun dalm kemampuan
bersaingnya di dunia internasional sangatlah kompleks menyangkut faktor-faktor
sosioekonomi dalam budaya bangsa lain di satu pihak, versus kebijakan-kebijakan
pemerintah AS sendiri di lain pihak, dan masih banyak faktor yang lain. Tentu
saja, sebagian penyebabnya ialah diambilnya keputusan-keputusan sosial yang
berpengaruh negatif terhadap produktivitas dengan maksud meningkatkan kualitas
udara, memperbaiki tingkat kebisingan, keamanan kerja dan sebagainya.
Manajer operasi dan stategi
Pada
dasarnya ada 4 fungsi dalam perusahaan: keuangan, pemasaran, operasi dan
personalia. Masing-masing mempunyai implikasi strategi dalam kehidupan
perusahaan. Fungsi pemasaran dapat mengembangkan nilai-nilai fundamental yang
ada dan mencari arah yang berguna, menjadi pununjuk jalan ke masa depan. Tetapi
inti perencanaan stategis adalah pada fungsi operasi. Ketiga fungsi yang lain hanyalah
menunjang fungsi operasi yang secara mendasar merupakan pencipta barang dan
jasa. Manajer operasi memimpin perencanaan di mana dilakukan penetapan
kualitas, biaya, keandalan sebagai pembekal dan fleksibiltas. Manajer-manajer
operasi harus memilih kombinasi stategi yang tepat yang menyangkut desain
produk dan proses untuk produksi.
Sistem produksi sebagai senjata
bersaing
Persaingan
sebagaian dilangsungkan melalui sistem produksi. Kemampulabaan berhubungan
dengan senjang antara harga dengan biaya, dan fungsi operasi mempunyai tanggung
jawab pada sisi biaya. Semua biaya produksi dan distribusi dipengaruhi oleh
keputusan manajer operasi. Akhirnya, keputusan tentang sejauh mana kebutuhan
konsumen akan dilayani dalam bentuk variasi produk dan jasa merupakan dasar
dalam mendefinisikan usaha tersebut.
Stategi dan teknologi
Suatu
stategi harus dipilih sedemikian rupa sehingga menjebatani teknologi produksi
yang tersedia dengan sifat pasarnya. Pilihan harus dijatuhkan pada penekanan
untuk mendapatkan biaya rendah dan ketersediaan produk atau kualitas dan
fleksibilitas. Citra tradisional tentang suatu industri, dengan biaya rendah
dan volume produksi yang besar, dapat menjadi strategi yang salah pada
situasi-situasi tertentu. Teknologi tinggi, sistem lini produksi perakitan,
semuanya merupakan gambaran-gambaran yang indah tetapi tugas manajer ialah
menilai situasi sehubungan dengan pasarnya dan mempertahankan fleksibilitas
pada tingkat yang tepat.
Kapasitas dan Lokasi
Implikasi
stategis perencanaan kapasitas dan lokasi sangatlah luas. Bila kita membangun
kapasitas secara berlebihan, produksi dan jasa yang kita tawarkan akan memikul
beban biaya terlalu berat karena overhead yang tak perlu. Strategi-strategi
alternatif untuk penambahan kapasitas dapat mempunyai pengaruh yang berat
terhadap biaya dan fleksibilitas operasi. Waktu perencanaan dan pelaksanaan
yang panjang menambah rumitnya kesimpulan tentang alternatif stategi yang
terbaik. Namun demikian, hal-hal stategis ini merupakan bagian yang menarik dari
posisi manajer operasi.
Pemilihan posisi
Salah
satu dari keputusan penting dari manajer operasi manufaktur ialah pengambilan
kebijakan pemilihan posisi untuk memproduksi berdasarkan persediaan dan
berdasarkan pesanan. Keputusan manajerial “atas persediaan” atau “atas pesanan”
ditentukan oleh trade off (pengorbanan) atara sejumlah keuntungan dan kerugian.
Ada keuntungan pasar untuk mempunyai produk yang tersedia dalam persediaan,
tetapi ada resiko-resiko persediaan.
Mengelola persediaan
Para
manajer perlu menyadari sifat sistem produksi-distribusi dalam industri mereka,
serta berbagai fungsi yang diemban oleh persediaan dalam sistem tersebut.
Pertama, persediaan memberikan fleksibilitas. Bila ada persediaan barang jadi
misalnya manajer dapat melepaskan persediannya bilamana permintaan tampak
menguat. Kedua, manajer yang bijaksana, yang memahami peranan tiap-tiap
komponen persediaan dapat memanfaatkannya secara selektif untuk menunjang
stategi perusahaan di pasar.
Mengelola dinamika sistem
Bila
permintaan berubah, struktur suatu sistem dapat menimbulkan pengaruh yang makin
kuat pada hulu sistem. Tergantung pada panjangnya tundaan waktu dari arus
informasi, kenaikan permintaan konsumen dapat menghasilkan reaksi yang
berlebihan di tingkat pabrik yang dapat mengakibatkan pengambilan tenaga kerja
yang terlalu banyak hanya untuk mendapatkan kenyataan bahwa beberapa saat
kemudian mereka tidak diperlukan dan harus diberhentikan. Sebaliknya, penurunan
permintaan tiba-tiba yang cukup besar dapat menyebabkan keseluruhan pabrik
diliburkan, sementara persediaan diambil persediaan diambil dari saluran
distribusi (pipeline). Suatu kesalahan yang sering dilakukan ialah mengartikan
secara salah suatu pipelinr sebagai peningkatan permintaan yang sebenarnya.
Kesalahan ini dapat mengakibatkan reaksi berupa percepatan produksi yang pada
akhirnya membuahkan persediaan yang terlalu tinggi dan jumlah tenaga kerja yang
jauh di atas tingkat yang sebenarnya dibutuhkan.
Perencanaan, Senjata para Manajer
Senjata
para manajer dalam menghadapi perilaku pasar dan kompleksitas sistem
produksi-distribusi ialah perencanaan. Dalam proses perencanaan perlu
dipertanyakan kemungkinan salah interpretasi tentang apa yang sedang terjadi
dan dimaksudkan untuk menghasilkan rencana menyeluruh yang memperhitungkan
segala data yang ada. Dalam proses perencanaanlah terjadi alokasi
sumberdaya-sumberdaya produktif untuk masa yang akan datang.
Masa depan masyarakat industri
Akan
ada banyak perubahan pada masyarakat industri. Beberapa orang menyatakan kita
telah sampai pada masyarakat pasca industri dengan nilai-nilai yang telah
berubah. Ramalan-ramalan mengatakan bahwa otomasi akan menggantikan tenaga
kerja dan menjelang tahun 2000 jumlah tenaga kerja akan turun sampai 2-10% dari
jumlah keseluruhan karena penggantian ini. Arah perkembangan produktivitas
industri yang mencemaskan menunjukkan garis mendatar di akhir tahun tujuh
puluhan. Desain sistem produksi harus menemukan peranan yang tepat untuk
manusia, dan tidak hanya memperlakukan mereka sebagai sebuah mata rantai dalam
mesin raksasa otomatis. Jadi, seandainya kita berhasil menangani persoalan
pencemaran dan pengendalian pertumbuhan penduduk serta memecahkan
persoalan-persoalan keterbatasan sumberdaya, masyarakat industri tampaknya
tetap harus menghadapi banyak perubahan dramatis masa datang.
